24 Фев 2009
Какие бывают ошибки в бухгалтерских записях, способы их выявления и исправления
В процессе учетной регистрации хозяйственных операций могут возникнуть ошибки - от простых описок к неправильной корреспонденции счетов. Для обеспечения достоверности показателей учета необходимо к составлению отчетности проверить правильность учетных записей и исправить их (если они имели место). Ошибки выявляют разными способами в зависимости от их характера и формы ведения бухгалтерского учета. Да, при мемориально-ордерной форме полнота и правильность учетных записей устанавливается сверкой итогов дебетовых и кредитовых оборотов синтетических счетов в оборотной ведомости с итогом оборота регистрационного журнала. Обороты и остатки по аналитическим счетам в оборотных сведениях сравнивают с данными соответствующего синтетического счета.
При журнально-ордерной форме записи в учетных регистрах сверяют с данными первичных документов, которые послужили основанием для записей у них. Кроме того, система регистров журнально-ордерной формы построена так, что дает возможность контролировать правильность учетных записей путем взаимной сверки итогов отдельных журналов-ордеров и вспомогательных сведений. О проведении таких проверок бухгалтер делает соответствующие отметки и ставит свою подпись.
Распространенным способом выявления ошибок является сплошная проверка пунктированием записей. Суть его заключается в том, что все записи в учетном регистре, в котором выявленные разногласия, последовательно сверяют с документами или другими учетными регистрами, в которых отображены те же операции. Проверенную сумму помечают знаком “V” или точкой (пунктируют). При этом видно, какие записи уже проверены и где еще может быть ошибка.
В бухгалтерском учете могут случаться ошибки в результате неправильно составленной проводки. Такие ошибки могут быть выявлены при пересмотре корреспондирующих счетов или ознакомлении с экономическим содержанием отображенных в учете операций.
Порядок исправления ошибок зависит от их характера и времени выявления. Действующим Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете предусмотрено исправление ошибок такими способами: корректурным, “красным сторно” (отрицательных чисел) и дополняющих проводок.
Корректурный способ исправления ошибок заключается в том, что неправильная запись зачеркивается одной черточкой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а сверху пишут правильную сумму (или текст). Исправление ошибки должно быть предостереженная надписью “Исправлено” и подтвержденное подписью: в документе - лица, что подписало документ, в учетном регистре - лица, что сделала исправление с указанием дать. Этим способом пользуются для исправления описок или арифметических ошибок, допущенных в документах (кроме банковских, кассовых и ценных бумаг) или в учетных регистрах, если ошибка была быстро выявлена и не обозначилась на итогах учетных записей.
Если же ошибка связана с неправильной корреспонденцией счетов или выявлена после подбивания итогов в учетных регистрах, исправлять ее корректурным способом нельзя, поэтому при зачеркиваньях и исправлениях записей в нескольких местах регистр приобретает неряшливый вид. Ошибки такого характера исправляют способом “красного сторно” или дополняющих бухгалтерских проводок.
Способ “красного сторно”* заключается в том, что неправильную бухгалтерскую запись делают повторно в той же корреспонденции счетов, что и ошибочная запись, но красным цветом, что означает отрицательные числа. При подбивании итогов суммы, записанные красным цветом, отнимаются. Одновременно обычными чернилами делают вторую запись с указанием правильной корреспонденции счетов и суммы. В результате получают правильное отображение операции в учете.
Исправление ошибок с этим способом оформляют специальной бухгалтерской справкой, в которой делается ссылка на номер и дату ошибочной записи, что подлежит исправлению, а также документа, который послужил основанием для этой записи.
Для избежания возможного нарушения тождественности показателей текущего учета и отчетности после составления баланса и других форм отчетности никакие исправления в учетных записях за отчетной период, как правило, не позволяются. Уточнения отчетных данных и исправленных ошибок, которые касаются прошлого отчетного периода, отображаются в регистрах следующего отчетного периода при открытии счетов.