Бухгалтерия|Блог Для Бухгалтеров

Одной из важных предпосылок рациональной организации учета является применение наиболее эффективной формы бухгалтерского учета, его технической оснащенности.
Под формой бухгалтерского учета понимают определенную систему взаимоувязанных между: собой учетных регистров установленной формы и содержания, что предопределяет последовательность и способы учетных записей.
Основными отличительными признаками, которые определяют особенности отдельных форм бухгалтерского учета, есть: внешний вид и строение учетных регистров, взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и техника учетной регистрации.
Формы бухгалтерского учета постоянно совершенствуются. Это обусловлено общим развитием народного хозяйства, осложнением экономических отношений, ростом объема информации, что подлежит учету, усовершенствованиям практики самого учета, а также внедрениям высокопродуктивной вычислительной техники для механизации и автоматизации вычислительных работ. Прогрессивной считается такая форма учета, которая на основе внедрения вычислительной техники обеспечивает своевременное получение качественной информации, необходимой для управления, а также системы показателей отчетности - при минимальных затратах труда и средств на ведение учета.
Современными формами бухгалтерского учета, которые применяются на предприятиях и в организациях Украины, есть: мемориально-ордерная (контрольно-шахматная), Журнал-головна, журнально-ордерная, автоматизированная (компьютерная), упрощенная форма учета.
а) Мемориально-ордерная (контрольно-шахматная) форма бухгалтерского учета характеризуется применением книг для ведения синтетического учета и карточек - для аналитического. Порядок учетной регистрации хозяйственных операций при мемориально-ордерной форме такой. На основании оформленных и проверенных документов (первичных или сгруппированных) составляют мемориальные ордера. В них делают ссылку на документ, что служит основанием для записей (или коротко выкладывается содержание записи), его номер и дата составления, указываются корреспондирующие счета по данной операции и суммы. Это помогает упорядочению учетных записей.
Мемориальные ордера составляют на отдельных бланках или на самом документе, если на нем воспроизведенная (печатным или иным способом) форма ордера. Мемориальные ордера регистрируют в хронологическом регистре синтетического учета - Регистрационном журнале. Нумерацию мемориальных ордеров ежемесячно начинают с первого номера.
Регистрационный журнал предназначен для обеспечения сохранения мемориальных ордеров, а также для следующей проверки полноты и правильности записей хозяйственных операций в системе счетов. Эту проверку осуществляют путем сверки месячных итогов регистрационного журнала с итогами оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов в оборотной ведомости.
После регистрации данные мемориальных ордеров записывают в Главную книгу, которая является систематическим регистром синтетического учета. Счета в Главной книге строят по шахматному принципу в виде двусторонних многографных таблиц, отдельные графы которых предназначены для записи операций в разрезе корреспондирующих счетов. Такое строение Главной книги облегчает контроль корреспондирующих счетов, дает возможность анализировать обороты по данным счетов синтетического учета. Поэтому Главную книгу часто называют контрольной ведомостью, а саму форму бухгалтерского учета - контрольно-шахматной.
В Главную книгу записывают дату и номер мемориального ордера, а также суммы оборотов по дебету и кредиту счета в разрезе корреспондирующих счетов.
С наведенного примера видно, что каждая запись на дебете счета Главной книги одновременно показывает корреспондирующий счет по кредиту и, напротив, запись на кредите счета - корреспондирующий счет по дебету. Поэтому каждую запись в Главную книгу делают дважды: один раз на дебете, второй раз - на кредите соответствующих счетов. По окончании месяца по каждому счету подсчитывают обороты по дебету и кредиту, определяют остатки и составляют оборотную ведомость. При этом строение Главной книги позволяет составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам не только простой, но и шахматной формы.
Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведут, как правило, на карточках, а кассовых операций - в Кассовой книге. Записи в регистры аналитического учета делают из первичных документов, прибавленных к мемориальному ордеру. По окончании месяца подсчитывают итоги и составляют оборотные (или сальдовые) сведения по счетам аналитического учета. Данные этих сведений сверяют с оборотами и остатками соответствующих синтетических счетов. Этим достигается взаимная проверка достоверности записей на счетах синтетического и аналитического учета. После сверки записей по данным счетов составляют баланс и другие формы отчетности.
Мемориально-ордерная форма учета в свое время отвечала требованиям, поставленным к бухгалтерскому учету. Сочетание синтетического учета в книгах с аналитическим учетом на карточках дает возможность использовать их преимущества. Использование мемориальных ордеров способствует упорядочению систематического учета, а проверка дебетовых и кредитовых оборотов по счетам Главной книги с оборотом регистрационного журнала дает возможность установить полноту и правильность записей и устранить ошибки (если они имели место).

Однако, при определенных преимуществах, мемориально-ордерная форма имеет существенные недостатки, а именно:
- составление значительного количества документов бухгалтерского оформления (мемориальных ордеров) создает лишнее промежуточное звено между оправдательными документами и учетными регистрами;
- многократность записей хозяйственных операций (в регистрационном журнале, дважды на синтетических счетах Главной книги, на аналитических счетах) и связаны с этим лишние затраты труда;
- разъединенность синтетического и аналитического учета, что часто приводит к отставанию записей на аналитические счета от записей на синтетические;
- отнесение значительного объема работ (сверка данных хронологического и систематического учета, а также синтетического и аналитического учета, исправления ошибок и тому подобное) на конец месяца, что предопределяет неравномерность загрузки учетных работников, отставания в составлении и представлении отчетности;
- недостаточная приспособленность учетных регистров для получения необходимой информации для составления отчетности, что предопределяет необходимость дополнительных выборок и расчетов в процессе составления отчетности.
Кроме этого, мемориально-ордерная форма учета рассчитана в основном на ручной труд или использование вычислительной техники на отдельных участках учета (начисление заработной платы и тому подобное) и не приспособлена к комплексной автоматизации учетной информации с применением современной вычислительной техники. Поэтому перечисленные недостатки мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета существенно ограничивают ее применение.

б) Форма бухгалтерского учета Журнал-голова является упрощенным вариантом мемориально-ордерной формы и применяется на небольших за объемом деятельности предприятиях и в организациях, план счетов которых предусматривает незначительное количество счетов синтетического учета (малые предприятия, бюджетные учреждения и др.).
Свое название эта форма учета получила от основного ее регистру синтетического учета - книги Журнал-голова.
Особенностью формы бухгалтерского учета Журнал-голова является совмещение хронологического и систематического учета по синтетическим счетам в одном комбинированном учетном регистре - книге Журнал-голова, которая соединяет в себе регистрационный журнал и Главную книгу. В левой части книги (первые четыре графы) ведут хронологическую регистрацию осуществляемых хозяйственных операций, оформленных соответствующими документами. В них записывают дату, номер, содержание операции, сумму. Эта часть книги заменяет регистрационный журнал. Правая часть книги разделена на несколько двойных граф и предназначена для систематизации зарегистрированных хозяйственных операций по дебету и кредиту соответствующих синтетических счетов.
Каждую хозяйственную операцию (или несколько однородных сгруппированных операций) на основании оправдательных документов или мемориальных ордеров записывают в книгу Журнал-голова, причем сумму записывают в одной строке трижды: в графе оборотов, на дебет одного счета и кредит - другого. Если запись сложна, то сумму дебетового или кредитового оборота записывают на нескольких счетах, но общая сумма дебетовых записей должна равняться общей сумме кредитовой записи (или наоборот), а также сумме, отмеченной в графе оборотов.
Внизу каждой страницы книги Журнал-голова записывают итоги общей суммы оборота, а также дебетовых и кредитовых оборотов синтетических счетов. Сумма оборотов по дебету всех синтетических счетов должна равняться сумме оборотов по кредиту счетов, а также итога графы “Сумма оборота”. Это дает возможность систематически контролировать правильность записей путем проверки их при подсчете итогов.
При применении формы бухгалтерского учета Журнал-голова составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам нет потребности, поскольку итоги оборотов по дебету и кредиту счетов, а также равенство остатков счетов сравнивают в самой книге.
Аналитический учет при форме Журнал-голова ведут на карточках или в книгах. Хозяйственные операции в них записывают на основании оправдательных документов, прибавленных к мемориальным ордерам. В конце месяца по данным карточек (книг) составляют оборотные сведения по счетам аналитического учета, итоги которых сравнивают с оборотами и остатками соответствующих синтетических счетов, которые содержатся в книге Журнал-голова, и устанавливают правильность отображенных хозяйственных операций в учетных регистрах. По данным книги Журнал-голова составляют бухгалтерский баланс.
Основным преимуществом формы бухгалтерского учета Журнал-голова является простота и наглядность записей синтетического учета. Однако при использовании большого количества синтетических счетов эта форма теряет наглядность записей. Кроме этого, ведение учета в книжных регистрах утруждает использование вычислительной техники при проработке учетной информации.

в) Диалогово-автоматизированная (компьютерная) форма бухгалтерского учета основывается на комплексном использовании быстродействующих ЭВМ, которые обеспечивают автоматизированный процесс сбора, регистрации и проработки учетной информации, необходимой для контроля и управления. Порядок проработки первичной документации на ЭВМ определяется системой программного обеспечения, которая руководит этим процессом. Данные первичных документов накапливаются в запоминающему устройстве ЭВМ (магнитные диски, магнитные ленты). При этом для каждого синтетического и аналитического счета отводится отдельное место хранения информации. В запоминающее устройство ЭВМ вводятся также начальные остатки на счетах, плановые и нормативные данные, необходимые для учета и контроля. Систематизация введенной информации на счетах осуществляется автоматически: достаточно ввести переменную информацию один раз, то есть указать код информации и сумму, как машина за ее номером выбирает из классификатора код счетов, что дебетируются и кредитуются.
Первичная информация вводится в компьютерную систему программистом или самим бухгалтером, который осуществляет визуальный и машинный контроль, ведет диалог, исправляет ошибки, прорабатывает с помощью компьютера информацию; с помощью печатающего устройства получает соответствующие машинограммы (документов, регистров синтетического и аналитического учета, оборотных и сальдовых сведений, баланса и других форм отчетности).
Таким образом, диалогово-автоматизированная форма обеспечивает полноту автоматизированной обработки и систематизацию учетной информации и выдачу исходной информации как в виде печатных документов, так и видеограмм. Исходная информация должна, оформляться в порядке, который обеспечивает:
- достоверность, то есть безошибочное формирование учетной, контрольной и отчетной информации в соответствии с методологией бухгалтерского учета и отчетности; - своевременность;
- системность, то есть взаимосвязь информации хронологического и систематического учета, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации;
- обоснованность, то есть соответствие данных проверенным и проработанным первичным документам;
- полноту, то есть получение всей учетной и отчетной информации, необходимой для учета и контроля;
- юридическую полноценность информации, что формируется.

Внедрение в учетный процесс компьютерной техники обусловило замену бумажных носителей информации техническими с предоставлением им, в соответствии с Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете (утвержденное приказом Минфина Украины от 24 мая 1995 г. № 88), юридической силы.

Документы и машинограммы, изготовленные машинным способом, для предоставления им юридической силы должны отвечать требованиям стандартов и быть закодированные в соответствии с утвержденной системой кодификации. Подписи лиц, ответственных за достоверность информации, выполняются в виде пароля или иным способом авторизации, что дает возможность однозначно идентифицировать лицо, что отобразило хозяйственную операцию, и исключить возможность пользоваться чужими кодами. Следовательно, система учета, которая основывается на использовании высокоэффективной вычислительной техники, является особенной формой бухгалтерского учета, что отвечает современным требованиям управления и обеспечивает: совмещение документации и регистрации учетной информации; снижение трудоемкости учета с одновременным повышением достоверности и оперативности информации; интеграцию отдельных видов хозяйственного учета - оперативного, бухгалтерского и статистического; своевременное предоставление информации, необходимой для принятия экономически обоснованных решений.